Prenons un exemple simple : un club compte 200 membres et demande une cotisation annuelle de CHF 120.-. Sur le papier, cela représente CHF 24'000.- de recettes annuelles.
Si plusieurs membres tardent à payer, quelques milliers de francs peuvent rapidement manquer à la trésorerie. Mais le problème n'est pas uniquement financier : le trésorier doit ensuite consacrer du temps aux rappels, aux recherches d'adresses et aux contacts avec les membres.
La question est donc simple : comment récupérer cet argent sans transformer chaque retard de paiement en conflit ?
Pourquoi les membres ne paient-ils pas ?
Avant de relancer, il faut comprendre ce qui se passe réellement. Dans beaucoup de cas, il ne s'agit pas d'un refus de payer.
- L'oubli : la facture est reçue, mais le paiement est repoussé à plus tard et finit par être oublié.
- Un paiement trop compliqué : lorsque le membre doit recopier plusieurs informations bancaires, il est plus facile de remettre le paiement à plus tard.
- Une facture mal adressée : une ancienne adresse email ou une information obsolète peut suffire pour que la facture ne soit jamais vue.
- Une situation financière difficile : une cotisation de CHF 100.- ou CHF 150.- peut devenir difficile à payer pour une famille ou une personne traversant une période compliquée.
Faciliter le paiement avant de penser aux rappels
Le meilleur impayé est celui qui n'existe pas. Avant de mettre en place une longue série de rappels, l'association devrait donc chercher à rendre le paiement aussi simple que possible.
La QR-facture est aujourd'hui particulièrement adaptée à cet objectif. Le membre peut scanner le code avec son application bancaire et éviter la saisie manuelle de nombreuses informations.
Le principe est simple :
- Le membre reçoit sa facture.
- Il ouvre son application bancaire.
- Il scanne le QR-code.
- Les informations de paiement sont reprises automatiquement.
- Il vérifie et valide le paiement.
Pour les membres qui utilisent principalement leur téléphone, l'association peut également proposer TWINT lorsque cette solution correspond à son organisation. L'objectif n'est pas de proposer dix moyens de paiement différents, mais d'offrir une solution suffisamment simple pour que le paiement ne soit pas inutilement reporté.
Adapter le canal au membre
Une autre source d'impayés est parfois beaucoup plus basique : l'association utilise le mauvais canal pour communiquer.
Il est donc utile de regarder l'âge et la situation du membre. Un adolescent ne gère pas nécessairement lui-même ses démarches administratives, alors qu'un jeune adulte sera souvent beaucoup plus réactif à un message électronique ou mobile.
- Membres mineurs : les informations administratives et les demandes de paiement devraient être adressées au parent ou représentant légal, plutôt qu'à l'enfant lui-même.
- Jeunes adultes : l'email et les solutions de paiement mobile peuvent être particulièrement pratiques.
- Membres adultes : l'email accompagné d'une QR-facture constitue généralement une solution simple et efficace.
- Seniors : certains membres restent plus à l'aise avec une facture papier ou un contact téléphonique. Dans ce cas, vouloir supprimer systématiquement le papier peut être contre-productif.
Cela implique aussi de tenir régulièrement les coordonnées des membres à jour. Une petite vérification annuelle de l'adresse, de l'email et, lorsque c'est nécessaire, des coordonnées du parent responsable peut éviter beaucoup de problèmes.
Le calendrier qui fonctionne
Une fois le système de facturation bien préparé, les rappels peuvent rester simples et progressifs :
- Novembre / décembre : envoi des appels de cotisation pour l'année suivante.
- Avant ou autour de l'échéance : un rappel préventif peut être envoyé aux membres qui n'ont pas encore réglé.
- Premier rappel : un message court et cordial, avec la facture à disposition.
- Deuxième rappel : un message plus précis indiquant le montant et l'échéance, tout en laissant une porte ouverte au dialogue.
- Derniers cas : un appel ou un message personnel permet souvent de comprendre rapidement la raison du retard.
L'idée est de faire monter progressivement le niveau de relance, plutôt que d'envoyer dès le départ un courrier froid ou menaçant.
Quand le problème est réellement financier
Il faut aussi accepter qu'un membre puisse avoir une vraie difficulté financière. Dans ce cas, multiplier les rappels ne résout rien.
Une association peut prévoir une procédure simple permettant de demander, de manière confidentielle, un délai de paiement ou un échelonnement. Selon les règles du club, une réduction exceptionnelle peut également être envisagée.
Cette possibilité devrait être clairement expliquée dans les communications, sans donner l'impression que le membre doit se justifier longuement ou avoir honte de sa situation.
Pourquoi ne pas créer un fonds de solidarité ?
Certaines associations pourraient aller encore plus loin en créant un petit fonds de solidarité.
Alimenté par une partie des ressources du club, par des dons ou par des actions spécifiques, ce fonds pourrait aider ponctuellement les membres qui rencontrent des difficultés importantes.
Pour un club qui accueille des enfants et des jeunes, le dispositif pourrait notamment permettre d'aider certaines familles à financer une cotisation, un équipement, un camp ou une activité.
Ce type d'initiative donne également davantage de sens à la cotisation. Le membre ne contribue pas uniquement au fonctionnement administratif du club : il participe aussi à une communauté capable de soutenir ceux qui en ont besoin.
« Vous rencontrez momentanément une difficulté pour régler votre cotisation ? Contactez-nous. Nous chercherons ensemble une solution. »
Ce simple message peut éviter qu'une personne en difficulté préfère disparaître du club plutôt que d'en parler.
Comment parler aux membres qui tardent ?
Le ton est essentiel. Dans une association, le membre n'est pas simplement un débiteur : c'est aussi une personne qui fait partie de la vie du club.
« Bonjour [Prénom], nous espérons que vous profitez bien de la saison ! Un petit rappel : votre cotisation annuelle pour [Nom du club] est toujours en attente. Vous trouverez à nouveau la facture avec QR-code pour simplifier le paiement. Merci et à bientôt ! »
« Bonjour [Prénom], nous n'avons pas encore reçu le règlement de votre cotisation annuelle de CHF [montant], arrivée à échéance le [date]. Pourriez-vous régulariser la situation dans les prochains jours ? Si vous rencontrez une difficulté, n'hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions trouver une solution. Merci pour votre fidélité. »
Une cotisation, c'est aussi une contribution à la vie du club
Une association doit évidemment veiller à ce que chacun paie sa cotisation. Les membres qui s'acquittent régulièrement de leurs obligations ne doivent pas avoir le sentiment que certains profitent du système.
Mais cela ne signifie pas qu'il faut traiter tous les retards de la même manière. Il y a une différence entre un oubli, un problème administratif et une personne qui traverse une période difficile.
La bonne approche consiste donc à avoir un processus clair, mais suffisamment humain pour tenir compte des situations individuelles.
Une bonne gestion des cotisations repose sur trois principes : faciliter le paiement, communiquer avec le bon interlocuteur et laisser une possibilité de dialogue en cas de difficulté.
L'objectif n'est pas de courir après les mauvais payeurs. C'est de construire un système qui permet à la grande majorité des membres de payer facilement, tout en préservant la relation avec ceux qui rencontrent ponctuellement un problème.
Module Associations & Clubs, CHF 150.- par an
Gérez vos membres, envoyez les cotisations par email avec QR-facture et automatisez les rappels. Jusqu'à 200 membres inclus.
Découvrir le module