Conditions Générales d'Utilisation et de Vente

1. Parties contractantes et champ d'application

1.1 Fournisseur du service

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation et de Vente (ci-après « CGU/CGV ») régissent les relations contractuelles entre :

1.2 Client

Toute personne physique ou morale (ci-après « le Client ») qui accède au site web www.office-box.ch, utilise le logiciel OFFICE-BOX, ou passe commande auprès d'Egga Sàrl.

1.3 Acceptation des conditions

L'utilisation du logiciel OFFICE-BOX et/ou la passation d'une commande implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU/CGV. Le Client déclare avoir pris connaissance de l'ensemble des dispositions ci-dessous et y adhérer sans réserve. Si le Client agit au nom d'une entreprise, il déclare être habilité à engager ladite entreprise. Ces CGU/CGV s'appliquent exclusivement aux relations entre professionnels (B2B).

1.4 Prévalence des CGU/CGV

Les présentes CGU/CGV prévalent sur toutes autres conditions générales d'achat ou conditions particulières éventuellement invoquées par le Client, sauf accord écrit contraire signé par le Fournisseur.

2. Description du logiciel et des services

2.1 OFFICE-BOX — Logiciel SaaS

OFFICE-BOX est un logiciel de gestion et de facturation en ligne (SaaS — Software as a Service), développé et commercialisé par Egga Sàrl. Il s'agit d'une solution 100 % web ne nécessitant aucune installation locale.

2.2 Fonctionnalités principales incluses

• Gestion et suivi des factures (dont QR-Factures conformes aux normes SIX Group)
• Création et gestion des devis et bulletins de livraison
• Gestion des rappels et relances
• Liste et gestion des articles
• Comptabilité débiteur et historique complet
• Personnalisation des documents (logo, mise en page)
• Envoi de documents par e-mail avec accusé d'ouverture
• Gestion du port postal et impression d'étiquettes avec code-barre
• Liaison CTI (garage, cabinet médical, fleuriste, fiduciaire, PME, etc.)

2.3 Compatibilité technique

Le logiciel est accessible depuis tout ordinateur (Mac ou PC) doté d'un navigateur internet récent et d'une connexion internet. Aucune installation de logiciel supplémentaire n'est requise.

2.4 Évolutions du service

Le Fournisseur se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités, l'interface et l'infrastructure technique du logiciel. Les mises à jour importantes seront communiquées aux Clients avec un préavis raisonnable.

3. Commande, accès et mise en service

3.1 Processus de commande

La commande s'effectue via le formulaire disponible sur www.office-box.ch/contact/. En soumettant sa commande, le Client fait une offre d'achat ferme. Le contrat est conclu au moment de la confirmation écrite par le Fournisseur (e-mail de confirmation ou ouverture d'accès au logiciel).

3.2 Démo et test gratuit

Le Fournisseur propose une version de démonstration accessible depuis www.office-box.ch. Cette version de test permet au Client d'évaluer le logiciel avant toute commande ferme. Les données saisies dans la démo ne sont pas conservées au-delà de la période d'essai.

3.3 Création du compte utilisateur

L'accès au logiciel est personnel et sécurisé par des identifiants uniques. Le Client s'engage à :

• Fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Notifier immédiatement le Fournisseur de toute utilisation non autorisée de son compte
• Ne pas céder, partager ou transférer son accès à des tiers non autorisés

3.4 Mise en service

La mise en service est rapide. Le Client bénéficie d'un accès opérationnel dans les délais convenus lors de la confirmation de commande.

4. Tarifs, facturation et conditions de paiement

4.1 Tarifs en vigueur

Les tarifs applicables sont ceux affichés sur la page www.office-box.ch/produit/ au moment de la commande. Tous les prix sont indiqués en francs suisses (CHF) et s'entendent hors TVA, sauf mention contraire.

Formule / Service	Description	Conditions
Licence logicielle	Accès complet à OFFICE-BOX	Selon offre en vigueur
Spécialisations métier	Adaptation à votre secteur (CTI, etc.)	Sur devis
Support technique	Assistance et maintenance	Inclus / Sur devis

4.2 Modifications tarifaires

Le Fournisseur se réserve le droit de modifier ses tarifs. Toute modification tarifaire sera notifiée au Client avec un préavis écrit d'au moins 30 jours. Le Client qui n'accepterait pas les nouveaux tarifs peut résilier son contrat dans le délai de préavis sans pénalité.

4.3 Facturation et paiement

• Les factures sont payables dans les délais indiqués sur le document de facturation (30 jours nets, sauf accord contraire)
• Le paiement s'effectue par virement bancaire, QR-facture ou tout autre moyen convenu
• En cas de retard de paiement, des intérêts moratoires de 5 % l'an sont applicables de plein droit, conformément à l'article 104 CO
• Les frais de rappel (2ème rappel et suivants) peuvent être facturés au Client

4.4 Suspension pour non-paiement

En cas de non-paiement à échéance, le Fournisseur se réserve le droit de suspendre l'accès au logiciel après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours. La suspension ne constitue pas une résiliation du contrat et les obligations de paiement demeurent.

5. Durée du contrat et résiliation

5.1 Entrée en vigueur et durée

Le contrat entre en vigueur à la date de confirmation de la commande par le Fournisseur. Sauf stipulation contraire dans l'offre commerciale, le contrat est conclu pour une durée indéterminée.

5.2 Résiliation ordinaire

Chacune des parties peut résilier le contrat en respectant un préavis écrit de 30 jours, notifié par courrier recommandé ou par e-mail avec accusé de réception. La résiliation prend effet à l'expiration du délai de préavis.

5.3 Résiliation extraordinaire (pour juste motif)

Chaque partie peut résilier immédiatement le contrat pour juste motif, notamment en cas de :

• Violation grave et persistante des présentes CGU/CGV
• Non-paiement persistant malgré mise en demeure
• Utilisation abusive ou frauduleuse du logiciel
• Insolvabilité avérée ou procédure de faillite ouverte contre le Client

5.4 Effets de la résiliation

• L'accès au logiciel est révoqué à la date d'effet de la résiliation
• Le Client dispose d'un délai de 30 jours après la résiliation pour exporter ses données
• Les sommes dues restent exigibles et ne sont pas remboursées prorata temporis, sauf disposition contraire
• Les données du Client seront supprimées conformément à la politique de confidentialité

6. Obligations et responsabilités du Client

6.1 Utilisation conforme

Le Client s'engage à utiliser le logiciel OFFICE-BOX uniquement aux fins pour lesquelles il a été conçu, à savoir la gestion et la facturation dans le cadre de son activité professionnelle légale.

6.2 Utilisations interdites

• Utiliser le logiciel à des fins illégales, frauduleuses ou contraires aux bonnes mœurs
• Tenter de contourner, désactiver ou interférer avec les systèmes de sécurité
• Reproduire, copier, vendre, revendre ou exploiter commercialement le logiciel sans autorisation
• Procéder à une ingénierie inverse (reverse engineering) ou décompiler le logiciel
• Introduire des virus, chevaux de Troie ou tout autre élément malveillant
• Surcharger intentionnellement l'infrastructure du Fournisseur
• Céder ou sous-licencier l'accès à des tiers sans accord écrit préalable

6.3 Exactitude des données

Le Client est seul responsable de l'exactitude, la complétude et la légalité des données qu'il saisit dans le logiciel. Le Fournisseur ne saurait être tenu responsable d'erreurs résultant de données incorrectes fournies par le Client.

6.4 Sauvegarde des données

Bien que le Fournisseur effectue des sauvegardes régulières, il est fortement recommandé au Client d'exporter et sauvegarder régulièrement ses propres données. Le Fournisseur ne saurait être tenu responsable d'une perte de données imputable au Client.

6.5 Conformité légale

Le Client est seul responsable du respect de la législation applicable à son activité (droit fiscal, TVA, droit du travail, protection des données vis-à-vis de ses propres clients, etc.). L'utilisation du logiciel ne dispense pas le Client de ses propres obligations légales.

7. Obligations et responsabilités du Fournisseur

7.1 Disponibilité du service

Le Fournisseur s'engage à fournir un service de qualité et à maintenir le logiciel disponible de manière générale. Une disponibilité cible de 99 % est visée, hors périodes de maintenance programmée.

7.2 Maintenance et interruptions

Des interruptions techniques temporaires peuvent intervenir pour des opérations de maintenance, de mise à jour ou en cas d'urgence technique. Le Fournisseur s'efforcera de prévenir le Client avec un délai raisonnable pour les maintenances planifiées.

7.3 Support technique

Le Fournisseur propose un support technique accessible via le formulaire de contact sur www.office-box.ch/contact/. Les demandes sont traitées dans des délais raisonnables en fonction de leur urgence et complexité.

7.4 Sécurité et hébergement

Le Fournisseur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité des données. Le logiciel est hébergé sur des serveurs sécurisés en Suisse (IconSA Informatique Genève) et accessible via une connexion chiffrée SSL/TLS.

8. Propriété intellectuelle et licence d'utilisation

8.1 Droits du Fournisseur

L'ensemble des éléments constituant le logiciel OFFICE-BOX (code source, interface, graphismes, fonctionnalités, documentation, marques) est la propriété exclusive d'Egga Sàrl et est protégé par les lois suisses relatives au droit d'auteur (LDA) et aux marques (LPM).

8.2 Licence d'utilisation

Le Fournisseur concède au Client une licence d'utilisation personnelle, non exclusive, non transférable et révocable pour accéder au logiciel et l'utiliser dans le cadre de son activité professionnelle, pour la durée du contrat et conformément aux présentes CGU/CGV. Cette licence ne confère au Client aucun droit de propriété sur le logiciel.

8.3 Données du Client

Le Client conserve la pleine propriété de l'ensemble des données qu'il saisit dans le logiciel. Le Fournisseur ne revendique aucun droit sur ces données et s'engage à les traiter conformément à la politique de confidentialité disponible sur www.office-box.ch.

8.4 Swiss Made Software

OFFICE-BOX est certifié « Swiss Made Software » par l'association swissmadesoftware.org, garantissant l'origine et la qualité suisses du développement logiciel.

9. Limitation de responsabilité et garanties

9.1 Exclusion de garantie implicite

Le logiciel OFFICE-BOX est fourni « en l'état ». Dans les limites autorisées par le droit suisse, le Fournisseur exclut toute garantie implicite de qualité marchande ou d'adéquation à un usage particulier au-delà des fonctionnalités expressément décrites.

9.2 Limitation de la responsabilité financière

Dans les limites autorisées par le droit suisse, la responsabilité totale du Fournisseur envers le Client est limitée au montant total des sommes effectivement versées par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

9.3 Exclusion de certains dommages

• Perte de chiffre d'affaires ou de bénéfices
• Perte de données imputable au Client
• Interruption d'activité due à une cause étrangère au Fournisseur
• Erreurs ou décisions prises sur la base d'informations saisies incorrectement par le Client

9.4 Cas de force majeure

Le Fournisseur ne saurait être tenu responsable de tout manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 119 CO, incluant notamment : cyberattaques massives, catastrophes naturelles, pannes de réseaux, épidémies, décisions gouvernementales.

9.5 Responsabilité du Client

Le Client assume l'entière responsabilité des conséquences liées à une utilisation non conforme du logiciel, à des données erronées ou à la violation des présentes CGU/CGV.

10. Protection des données personnelles

Le traitement des données personnelles dans le cadre de l'utilisation d'OFFICE-BOX est régi par la Politique de confidentialité d'Egga Sàrl, disponible sur www.office-box.ch et intégrée par référence aux présentes CGU/CGV. Les traitements sont effectués conformément à la nLPD (en vigueur depuis le 1er septembre 2023).

11. Confidentialité

Chaque partie s'engage à traiter comme strictement confidentielles toutes les informations non publiques de l'autre partie dont elle aurait connaissance dans le cadre du contrat. Cette obligation de confidentialité survit à la résiliation pour une durée de 5 ans.

12. Modifications des CGU/CGV

Le Fournisseur se réserve le droit de modifier les présentes CGU/CGV à tout moment. Toute modification substantielle sera notifiée au Client par e-mail au minimum 30 jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du logiciel après l'expiration de ce délai vaut acceptation des nouvelles conditions.

13. Droit applicable, for et règlement des litiges

13.1 Droit applicable

Les présentes CGU/CGV sont régies exclusivement par le droit suisse, comprenant notamment le Code des obligations (CO), la Loi contre la concurrence déloyale (LCD) et la nLPD.

13.2 For contractuel

En cas de litige, le for exclusif est fixé au siège du Fournisseur, soit dans le canton de Neuchâtel, Suisse.

13.3 Règlement amiable

Avant tout recours judiciaire, les parties s'engagent à tenter de résoudre leur litige à l'amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification écrite du différend.

14. Dispositions diverses

Ces CGU/CGV, ainsi que la Politique de confidentialité, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties. Si une disposition est jugée invalide, les dispositions restantes demeurent pleinement en vigueur.

15. Contact