Politique de confidentialité

1. Identité et coordonnées du responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site web www.office-box.ch et le logiciel OFFICE-BOX est :

2. Base légale applicable

La présente politique de confidentialité est établie conformément à la nouvelle Loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD), entrée en vigueur le 1er septembre 2023, et à l'Ordonnance sur la protection des données (OPDo). Egga Sàrl s'engage à respecter pleinement ces obligations légales.

3. Données personnelles collectées

3.1 Données collectées lors de l'inscription et de l'utilisation du logiciel

• Données d'identification : nom, prénom, raison sociale
• Coordonnées : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone
• Données de connexion : identifiant, mot de passe chiffré
• Données financières et comptables : devis, factures QR, bulletins de livraison, rappels, listes d'articles
• Données relatives à vos clients et débiteurs (comptabilité débiteur)
• Historique des transactions et documents générés

3.2 Données collectées automatiquement

• Adresse IP
• Type de navigateur et version
• Système d'exploitation (Mac ou PC)
• Date et heure d'accès
• Pages visitées et durée de navigation
• Données de journaux (logs) du serveur

3.3 Données de communication

• Contenu de vos messages
• Objet de votre demande
• Horodatage de la communication

4. Finalités et bases juridiques du traitement

4.1 Exécution du contrat (art. 31 al. 2 let. a nLPD)

• Fournir l'accès au logiciel de facturation OFFICE-BOX
• Créer et gérer votre compte utilisateur
• Assurer la génération et l'envoi de factures QR, devis et rappels
• Permettre l'envoi de documents par e-mail avec accusé d'ouverture
• Gérer la liaison CTI selon votre secteur d'activité

4.2 Intérêts légitimes (art. 31 al. 2 let. b nLPD)

• Améliorer et sécuriser notre logiciel et notre infrastructure
• Prévenir les utilisations frauduleuses ou abusives
• Réaliser des analyses statistiques anonymes pour améliorer nos services
• Assurer la maintenance et le support technique

4.3 Obligation légale (art. 31 al. 2 let. c nLPD)

• Conservation des documents comptables conformément au Code des obligations (CO)
• Réponse aux injonctions des autorités compétentes

4.4 Consentement (art. 31 al. 2 let. d nLPD)

Pour certains traitements spécifiques, nous sollicitons votre consentement explicite, notamment pour l'envoi de communications commerciales. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

5. Destinataires et partage des données

5.1 Principe général

Egga Sàrl ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers. Le partage de données n'intervient que dans les cas suivants :

5.2 Prestataires de services (sous-traitants)

• Hébergeur : IconSA Informatique Genève (hébergement des données sur serveurs suisses)
• Prestataires de maintenance technique et informatique

Ces prestataires agissent exclusivement selon nos instructions et sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité conformes à la nLPD.

5.3 Transferts à l'étranger

Dans la mesure du possible, vos données sont hébergées et traitées en Suisse. En cas de transfert vers un pays étranger ne bénéficiant pas d'un niveau de protection adéquat, nous garantissons la protection de vos données par des clauses contractuelles types, conformément aux articles 16 et 17 de la nLPD.

5.4 Autorités et obligations légales

Nous pouvons divulguer vos données aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige, ou en cas de procédures judiciaires ou administratives.

6. Durée de conservation des données

Catégorie de données	Durée de conservation
Données de compte utilisateur	Durée de la relation contractuelle + 10 ans (art. 958f CO)
Documents comptables (factures, devis)	10 ans minimum conformément au Code des obligations suisse
Données de navigation et journaux	Maximum 12 mois
Données de communication (formulaire contact)	3 ans à compter du dernier contact
Données de facturation et paiements	10 ans (obligations fiscales suisses)

Après échéance de ces délais, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

7. Sécurité des données

Egga Sàrl met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles :

• Accès sécurisé au logiciel via connexion SSL/TLS chiffrée (HTTPS)
• Hébergement sur des serveurs sécurisés situés en Suisse
• Gestion des accès et authentification par identifiants personnels
• Sauvegardes régulières des données
• Restriction des accès aux seules personnes habilitées
• Mise à jour régulière des systèmes informatiques

En cas de violation de la sécurité des données susceptible d'entraîner un risque élevé, nous vous en informerons dans les meilleurs délais conformément à l'article 24 de la nLPD, et en notifierons le PFPDT.

8. Vos droits en matière de protection des données

8.1 Droit d'accès (art. 25 nLPD)

Vous avez le droit d'obtenir confirmation que nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, d'en obtenir une copie ainsi que les informations relatives à leur traitement.

8.2 Droit de rectification (art. 32 nLPD)

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou la complétion de données incomplètes vous concernant.

8.3 Droit à l'effacement (art. 32 nLPD)

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des obligations légales de conservation (notamment les délais comptables et fiscaux).

8.4 Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données.

8.5 Droit à la portabilité des données (art. 28 nLPD)

Vous avez le droit de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement.

8.6 Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles fondé sur nos intérêts légitimes, pour des raisons tenant à votre situation particulière.

8.7 Droit de retrait du consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

8.8 Exercice de vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter via le formulaire de contact. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous estimez que le traitement de vos données viole la législation applicable, vous pouvez déposer une plainte auprès du PFPDT — www.edoeb.admin.ch.

9. Cookies et technologies similaires

9.1 Utilisation des cookies

Notre site web et le logiciel OFFICE-BOX utilisent des cookies et technologies similaires afin d'assurer le bon fonctionnement de la plateforme.

9.2 Types de cookies utilisés

• Cookies strictement nécessaires : Indispensables au fonctionnement du logiciel et de la session utilisateur (authentification, sécurité). Ces cookies ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies de performance : Permettent d'analyser l'utilisation du logiciel pour l'améliorer (statistiques anonymes).
• Cookies fonctionnels : Mémorisent vos préférences pour personnaliser votre expérience.

9.3 Gestion des cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies non essentiels. Notez que la désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement du logiciel.

10. Données relatives à vos clients (traitement pour compte de tiers)

Dans le cadre de l'utilisation d'OFFICE-BOX, vous êtes amené à enregistrer dans le logiciel des données relatives à vos propres clients et débiteurs. Dans cette configuration :

• Vous agissez en tant que responsable du traitement de ces données au sens de la nLPD
• Egga Sàrl agit en tant que sous-traitant (processeur) pour votre compte
• Vous êtes responsable de la légalité de la collecte et du traitement de ces données
• Vous devez vous assurer d'informer vos propres clients conformément à la nLPD

11. Personnes mineures

Le logiciel OFFICE-BOX est destiné exclusivement à un usage professionnel par des personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des mineurs.

12. Modification de la politique de confidentialité

Egga Sàrl se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par e-mail ou par une notification visible dans le logiciel, au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions.

13. Droit applicable et juridiction compétente

La présente politique de confidentialité est régie par le droit suisse, en particulier la nLPD et l'OPDo. En cas de litige, les tribunaux compétents seront ceux du canton de Neuchâtel, Suisse.

14. Contact

Nous accuserons réception de votre demande et vous répondrons dans un délai maximum de 30 jours.