Clôture de fin d'année : la checklist facturation des indépendants et PME

Décembre est le pire mois pour s'occuper de sa facturation : les chantiers à boucler, les clients qui partent en vacances, les fêtes. C'est pourtant maintenant que se décide une bonne partie de votre clôture. Une facture oubliée en décembre, c'est un chiffre d'affaires mal rattaché, une TVA à corriger et un encaissement repoussé de plusieurs semaines.

Voici les sept points à passer en revue avant le 31 décembre. Comptez une demi-journée si votre facturation est à jour, un peu plus si elle ne l'est pas. Votre fiduciaire vous remerciera.

1. Facturer tout ce qui a été livré

Premier réflexe : dresser la liste de tout ce qui a été fait cette année et n'a pas encore été facturé. Les cas classiques :

• les devis acceptés dont le travail est terminé, mais dont la facture n'est jamais partie (voir notre guide Devis accepté, facture jamais envoyée) ;
• les prestations récurrentes de décembre : abonnements, maintenance, heures de conseil ;
• les petits travaux supplémentaires acceptés oralement, qui ne figurent sur aucun document ;
• les projets longs encore en cours : une facture partielle pour la part déjà réalisée évite de faire crédit à votre client jusqu'au printemps.

Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous décomptez selon les contre-prestations convenues (la méthode la plus répandue), c'est la date de la facture qui détermine la période de décompte. Une facture datée du 30 décembre ou du 5 janvier ne tombe donc pas dans la même période.

2. Faire le point sur les factures ouvertes

Sortez la liste complète de vos factures non payées, triée par ancienneté. Pour chacune, une seule question : qu'est-ce qui doit se passer avant la fin de l'année ?

• Échue depuis moins d'un mois : un rappel courtois suffit. Envoyez-le avant mi-décembre, pas entre Noël et Nouvel An, quand la comptabilité de votre client est fermée.
• Échue depuis plusieurs mois : un appel téléphonique est souvent plus efficace qu'un troisième courriel. Proposez un plan de paiement si le montant est important.
• Sans réponse malgré les rappels : il est temps de décider de la suite, poursuite comprise (voir le point 3).

Pour le ton à adopter, voir notre guide Envoyer un rappel de paiement sans vexer son client.

3. Décider du sort des créances douteuses

Certaines factures ne seront probablement jamais payées : client en faillite, introuvable, ou litige sans issue. Les laisser traîner indéfiniment dans vos débiteurs donne une image fausse de votre situation. Deux cas se présentent.

La perte est certaine

Faillite clôturée, acte de défaut de biens, client disparu : la créance est passée en perte. Si vous êtes assujetti à la TVA selon les contre-prestations convenues, vous avez payé la TVA sur cette facture au moment où vous l'avez émise. Vous pouvez la corriger dans le décompte de la période où la perte est constatée. Si le client finit par payer plus tard, la TVA redevient due sur le montant encaissé.

Le paiement est incertain

Le client ne répond plus, mais rien n'est perdu. Dans la comptabilité, on constitue alors une provision pour risque de non-paiement, appelée ducroire. La pratique fiscale admet en général un ducroire forfaitaire de 5 % sur les créances envers des clients en Suisse et de 10 % sur celles envers des clients à l'étranger, sans justification au cas par cas. Ces taux relèvent de la pratique des autorités fiscales et non de la loi, et certains cantons s'en écartent : faites valider le montant par votre fiduciaire.

4. Faire le point sur les acomptes reçus

Un acompte encaissé pour un travail qui n'est pas encore réalisé n'est pas encore du chiffre d'affaires : c'est de l'argent que vous devez à votre client tant que la prestation n'a pas été fournie. À la clôture, listez les acomptes reçus et, pour chacun, l'état d'avancement du travail correspondant. Votre fiduciaire en aura besoin pour le bilan.

Vérifiez aussi que chaque facture finale déduit bien les acomptes déjà versés. Un acompte oublié sur la facture finale, c'est un client facturé deux fois et un litige assuré.

5. Préparer la TVA de fin d'année

Si vous êtes assujetti, deux échéances suivent la clôture :

• Le décompte de la dernière période (trimestre ou semestre selon votre méthode) doit être remis à l'Administration fédérale des contributions dans les 60 jours suivant la fin de la période, donc fin février pour une période qui se termine au 31 décembre.
• La concordance annuelle : une fois vos comptes annuels établis, vous devez vérifier qu'ils concordent avec les décomptes TVA remis durant l'année, et corriger les éventuelles différences au moyen d'un décompte rectificatif. Selon l'AFC, si aucune correction ne lui parvient dans les 240 jours suivant la fin de l'exercice, elle considère vos décomptes comme complets et corrects.

Une facturation propre tout au long de l'année rend cette concordance presque automatique : chaque facture a un numéro, une date et un taux de TVA, et la somme des factures correspond au chiffre d'affaires déclaré.

6. Préparer la facturation de janvier

Quelques minutes suffisent pour éviter les erreurs des premières factures de l'année :

• Numérotation : la loi n'impose pas de recommencer à 1 chaque année. Ce qui compte, c'est que chaque numéro soit unique et que la suite soit sans trou ni doublon. Si vous utilisez un préfixe annuel (2027-001), vérifiez qu'il est bien mis à jour dans vos modèles.
• Modèles de facture : coordonnées, IBAN, numéro TVA, délai de paiement, conditions de rappel. C'est le bon moment pour raccourcir un délai de 30 jours devenu une habitude (voir Délais de paiement en Suisse).
• Tarifs : si vous adaptez vos prix au 1^er janvier, annoncez-le à vos clients réguliers dès décembre, pas sur la première facture.
• Prestations récurrentes : contrôlez les montants et les dates des abonnements reconduits.

7. Archiver l'année qui se termine

Les livres et les pièces comptables, factures comprises, doivent être conservés pendant dix ans à partir de la fin de l'exercice (art. 958f CO). Les factures de 2026 doivent donc rester accessibles jusqu'à fin 2036. Un archivage électronique est admis, à condition que les documents restent lisibles, complets et non modifiables.

Si vos factures sont dispersées entre un logiciel, des fichiers Word et des courriels, profitez de la clôture pour tout rassembler au même endroit. Le jour où l'administration fiscale vous les demande, vous n'aurez pas à chercher (voir Le jour où l'AFC m'a demandé mes factures).

Les montants, taux et délais mentionnés ici sont des repères généraux. Pour votre situation particulière, notamment la TVA et le ducroire, faites valider vos choix par votre fiduciaire.